ข้อดีและข้อเสียของการใช้ระบบรวบรวม Lockbox

กระแสเงินสดเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจขนาดเล็ก แต่การบอกว่าการฝากเช็คไม่ใช่เรื่องยุ่งยาก ธนาคารบนมือถือไปไกลแล้วและสำหรับ บริษัท ที่เลิกใช้งานแล้วเวลาก็สั้น คุณจะไปเยี่ยมธนาคารจริงๆเมื่อไหร่โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อธนาคารบางแห่งเปิดให้บริการเฉพาะในช่วงเวลาทำการปกติเท่านั้น นั่นคือจุดที่การธนาคาร lockbox เข้ามา

ระบบล็อกบ็อกซ์สามารถปรับปรุงกระบวนการบัญชีลูกหนี้ ในขณะที่การดึงหลักคือการฝากเช็คและการประมวลผลการชำระเงินที่รวดเร็วขึ้น แต่ก็มีข้อดีหลายประการของระบบล็อกบ็อกซ์และข้อเสียบางประการด้วย ล็อกบ็อกซ์ของธนาคารเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณหรือไม่? ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับประเภทและปริมาณการชำระเงินที่ได้รับ

Lockbox Banking คืออะไร?

ธนาคาร Lockbox ให้บริการโดยธนาคารเพื่อช่วยรับการชำระเงินของลูกค้า แทนที่จะส่งการชำระเงินไปยัง บริษัท การชำระเงินแบบล็อกบ็อกซ์จะถูกส่งไปยังตู้ไปรษณีย์พิเศษซึ่งจะรวบรวมและฝากโดยตรงจากธนาคาร เมื่อธนาคารประมวลผลการชำระเงินเหล่านี้พวกเขาจะฝากเงินเข้าบัญชีธนาคารของ บริษัท และจัดส่งบันทึกทางการเงินไปยังบัญชีลูกหนี้ กล่าวโดยย่อ: มีวัตถุประสงค์เพื่อปรับปรุงการเรียกเก็บเงินและขั้นตอนการประมวลผลการชำระเงินโดยการตัดคนกลางออก

ตามที่ธนาคาร BBVA มีระบบกล่องล็อกซ์สองประเภท:

• ตู้เก็บของขายปลีก: โดยทั่วไปจะใช้โดยธุรกิจที่มีการตรวจสอบมูลค่าต่ำซึ่งมักจะส่งทางไปรษณีย์โดยตรงจากผู้บริโภคพร้อมกับคูปองการโอนเงินที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้า
• กล่องใส่ของขายส่ง: โดยทั่วไปแล้ว บริษัท B2B ใช้ในการชำระเงินที่มีมูลค่าสูง

หากคุณไม่ได้อยู่ในพื้นที่ชนบทบริการนี้ควรมีให้บริการอย่างกว้างขวางและธนาคารยังมีที่ตั้งล็อกบ็อกซ์หลายแห่ง หากธุรกิจของคุณไม่อยู่ในสองประเภทที่ระบุไว้ข้างต้นธนาคารหลายแห่งจะยังคงนำเสนอโซลูชันที่ปรับแต่งได้ตามต้องการซึ่งสามารถตอบโจทย์คุณได้ คุณควรสอบถามและดูว่าธนาคารที่คุณมีอยู่เสนออะไรให้กับ บริษัท ต่างๆเช่นคุณเอง

Pro: ระบบ Lockbox ช่วยลดข้อผิดพลาดทางบัญชี

การถูกตรวจสอบเป็นฝันร้ายที่เลวร้ายที่สุดของธุรกิจขนาดเล็กเพราะไม่ว่าประวัติของคุณจะแน่นแค่ไหนก็มีช่องว่างสำหรับข้อผิดพลาดเสมอ การชำระเงินแบบ Lockbox ช่วยลดความเป็นไปได้นี้อย่างมากโดยการปรับปรุงกระบวนการชำระเงิน มันทำงานดังนี้:

ในแต่ละวันธนาคารจะนำเงินฝากตู้ป ณ . ทั้งหมดไปที่ศูนย์ประมวลผล มีการฝากเข้าบัญชีธนาคารของธุรกิจ พวกเขายังสแกนเอกสารการโอนเงินของธุรกิจเพื่อให้ข้อมูลการชำระเงินถูกบันทึกอย่างปลอดภัยจากนั้นจะส่งข้อมูลอัปเดตโดยรวมไปยังบัญชีลูกหนี้โดยตรง บันทึกทั้งหมดเหล่านี้ได้รับการสำรองจัดเก็บอย่างปลอดภัยและพร้อมใช้งานเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายหากคุณต้องการอ้างอิงในภายหลัง (หรือในกรณีที่คุณได้รับการตรวจสอบและทำสำเนาของคุณสูญหาย)

ควรสำรองข้อมูลบันทึกทางการเงินของคุณไว้เสมอ แต่ข้อดีอย่างหนึ่งของระบบล็อกบ็อกซ์คือธนาคารจะดำเนินการให้คุณ ไม่ต้องเครียดและยังช่วยลดข้อผิดพลาดของบัญชีลูกหนี้ในบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณเนื่องจากธนาคารกำลังจัดการเงินฝากทั้งหมด คุณไม่ต้องพึ่งพาบุคคลที่นั่งอยู่ในสำนักงานที่จับคู่การชำระเงินแต่ละครั้งกับใบแจ้งหนี้และป้อนข้อมูลทุกอย่างในระบบบัญชีของคุณด้วยตนเอง

Con: ต้นทุนของบริการ Lockbox

บริการ Lockbox อาจช่วยให้ธุรกิจประหยัดค่าใช้จ่ายในการบริหารและบัญชีภายในองค์กรได้ แต่จริงๆแล้วขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่ธุรกิจของคุณใช้จ่ายไปกับหน้าที่บัญชีลูกหนี้โดยทั่วไป สำหรับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากค่าบริการล็อกบ็อกซ์เป็นสิ่งที่ต้องห้ามโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่ใช่ บริษัท ที่ต้องพึ่งพาการชำระเงินทางไปรษณีย์เป็นอย่างมาก

จากข้อมูลของ Paychex หนึ่งในข้อเสียที่ใหญ่ที่สุดของระบบ lockbox คือค่าใช้จ่ายที่สูงเกินไป ตู้ล็อกของธนาคารจะมาพร้อมกับค่าธรรมเนียมรายเดือนและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมต่อการฝากเช็คการถ่ายภาพเช็คและการจัดการสิ่งของที่ไม่ปกติ (ลองคิดดูว่าถ้าลูกค้าของคุณส่งจดหมายถึงคุณพร้อมกับเช็ค) หากธุรกิจได้รับการชำระเงินส่วนใหญ่เป็นเงินสดบัตรเครดิตหรือวิธีการทางดิจิทัลอื่น ๆ กล่องล็อกของธนาคารอาจมีค่าใช้จ่ายมากกว่ามูลค่า

Pro: ระบบ Lockbox ช่วยให้เข้าถึงการชำระเงินได้เร็วขึ้น

ข้อดีที่สำคัญอย่างหนึ่งของระบบล็อกบ็อกซ์คือความเร็ว เพิ่มความเร็วในการประมวลผลการชำระเงินทุกครั้ง ตามที่ Dean Cusumano ผู้บริหารบัญชีอาวุโสของ Agilis System ซึ่งเชี่ยวชาญในการเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจธนาคารมีรหัสไปรษณีย์พิเศษที่ใช้สำหรับการชำระเงินแบบ lockbox เพื่อติดตามการจัดส่งผ่านระบบไปรษณีย์ได้อย่างรวดเร็ว ธนาคารยังมีความสามารถในการประมวลผลการชำระเงินเหล่านี้นอกเหนือจากเวลาทำการของธนาคารทั่วไปซึ่งหมายความว่าคุณไม่ผูกพันกับข้อ จำกัด แบบดั้งเดิมของการธนาคารรายย่อย

นอกจากนี้ธนาคารยังตรวจสอบล็อกบ็อกซ์สำหรับการชำระเงินหลายครั้งต่อวันซึ่งหมายความว่าโดยทั่วไปเช็คจะฝากเข้าบัญชีธนาคารของธุรกิจในวันเดียวกับที่ได้รับ สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่อาจมีเงินสดไม่มากนักหรือดำเนินงานด้วยอัตรากำไรขั้นต้นที่ต้องพึ่งพาการชำระเงินของลูกค้าแต่ละรายเป็นอย่างมาก

Con: บริการ Lockbox ต้องการการฝึกอบรม

หากธุรกิจของคุณมีขนาดเล็กพอที่คุณจะทำบัญชีลูกหนี้ของคุณเองแทนที่จะจ้างมืออาชีพจะต้องมีช่วงการเรียนรู้ เช่นเดียวกับบริการ lockbox พวกเขาจะต้องมีการฝึกอบรมบางอย่าง คุณจะต้องเรียนรู้วิธีใช้ระบบออนไลน์ของธนาคารเพื่อดาวน์โหลดใบแจ้งยอดในรูปแบบที่ใช้ได้กับระบบบัญชีออนไลน์ของคุณ

โดยรวมแล้วล็อกบ็อกซ์จะใช้เวลาเล็กน้อยในการทำความคุ้นเคย แต่โดยทั่วไปแล้วจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้ในระยะยาวหากคุณอุทิศล่วงหน้าสองสามชั่วโมง

Pro: ระบบ Lockbox มีความปลอดภัยมาก

ตู้ล็อกของธนาคารเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มความปลอดภัยในการชำระเงิน โดยทั่วไปแล้วธุรกิจขนาดเล็กจะไม่ปลอดภัยที่สุดโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเช็คถูกส่งทางไปรษณีย์ไปยังกล่องจดหมายหน้าร้านและเก็บไว้ในสำนักงานจนกว่าจะนำไปฝากที่ธนาคาร ความจริงแล้วตู้ป ณ . มีความปลอดภัยมากกว่ากล่องจดหมายริมทางทั่วไปของคุณและคุณไม่ต้องกังวลว่าเช็คจะหายไปจากสำนักงานของคุณ (แม้ว่าจะใส่ผิดที่โดยไม่ได้ตั้งใจก็ตาม) เมื่อธนาคารกำลังจัดการทั้งหมด

Con: บริการอาจมีปัญหาในพื้นที่ชนบท

ตู้ล็อกของธนาคารเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมและมีประสิทธิภาพหากคุณทำงานกับธนาคารที่มีสาขาหลายแห่งทั่วประเทศ ด้วยวิธีนี้พวกเขาสามารถตั้งค่าล็อกบ็อกซ์หลายตัวใกล้แต่ละสาขาเพื่อจัดการกับการชำระเงินจากลูกค้าในพื้นที่แทนที่จะเสียเวลาในการส่งการชำระเงินไปยังศูนย์กลาง สิ่งนี้มีประสิทธิภาพน้อยกว่ามากหากคุณทำธุรกิจในชนบทที่ทำงานกับธนาคารในพื้นที่

ระบบ Lockbox ในพื้นที่ชนบทมักจะไม่มีประสิทธิภาพเท่ากับระบบในเขตเมืองใหญ่หรือชานเมืองเพราะบางครั้งระบบเหล่านี้ก็ขาดระบบอัตโนมัติแบบเดียวกัน อาจมีการป้อนการชำระเงินด้วยตนเองซึ่งจะทำให้กระบวนการมีข้อผิดพลาดเดียวกันกับที่คุณมีหากคุณทำบัญชีลูกหนี้ด้วยตัวเอง โดยส่วนใหญ่แล้วจำนวนเงินนี้จะเป็นยอดเงินเช็คที่ไม่ถูกต้องถูกใส่ลงในบัญชีของ บริษัท ซึ่งจะทำให้ลูกค้าประหลาดใจอย่างไม่ต้องสงสัย

สรุป: ทำการตรวจสอบสถานะของคุณ

บริการ lockbox ไม่เหมือนกันทั้งหมด บางอย่างอาจมีราคาแพงกว่าที่อื่น แต่ถ้าคุณทำงานกับธนาคารหรือสาขาใดสาขาหนึ่งเป็นประจำพวกเขาอาจสามารถตัดข้อตกลงให้คุณได้ ไม่มีธนาคารสองแห่งที่มีต้นทุนเท่ากันหรือบริการเดียวกันและกระบวนการนี้สามารถปรับให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของคุณได้ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องซื้อสินค้าและพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญด้านการธนาคารก่อนที่คุณจะตัดสินใจว่าการธนาคารแบบ lockbox นั้นเหมาะสมกับธุรกิจของคุณหรือไม่