การประกันคุณภาพหรือการควบคุมคุณภาพจะประเมินและปรับเปลี่ยนขั้นตอนขององค์กรเพื่อให้แน่ใจว่าได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ แผนการประกันคุณภาพควรมีโครงสร้างองค์กรรายละเอียดเกี่ยวกับความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคนและคุณสมบัติที่พนักงานต้องการเพื่อตอบสนองความรับผิดชอบเหล่านั้น
แผน QA ยังระบุข้อกำหนดสำหรับซัพพลายเออร์และวัสดุที่จัดส่ง ระบุการทดสอบผลิตภัณฑ์อย่างเพียงพอและป้อนผลการทดสอบและข้อร้องเรียนของลูกค้าเพื่อแก้ไขปัญหาและส่งเสริมการปรับปรุงทั่วทั้งองค์กร ธุรกิจขนาดเล็กใช้การประกันคุณภาพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
แผนผังองค์กรเป็นหัวใจหลัก
แผนผังองค์กรพร้อมคำอธิบายงานโดยละเอียดเป็นข้อกำหนดพื้นฐานของการประกันคุณภาพ หากต้องการรวมแผนหนึ่งไว้ในแผนประกันคุณภาพของคุณให้เขียนคำบรรยายลักษณะงานที่มีคุณสมบัติและการฝึกอบรมที่จำเป็นในการปฏิบัติงานที่ระบุ แผนต้องมีข้อกำหนดสำหรับเอกสารเกี่ยวกับการฝึกอบรมจริงและคุณสมบัติของผู้ดำรงตำแหน่ง ตำแหน่งของผู้รับผิดชอบในการประกันคุณภาพต้องรวมถึงการฝึกอบรมที่จำเป็นเอกสารที่ผู้ดำรงตำแหน่งมีการฝึกอบรมและเส้นทางการรายงานโดยตรงไปยังผู้บริหารระดับสูง
การตรวจสอบการทำงาน: ใครทำอะไร
แผนการประกันคุณภาพของคุณต้องไม่เพียง แต่ระบุรายละเอียดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินงานหนึ่ง ๆ เท่านั้น แต่ยังต้องระบุด้วยว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบงานด้วย ในธุรกิจขนาดเล็กจะอนุญาตให้บุคคลที่ทำงานตรวจสอบได้เช่นกัน แต่เขาต้องดำเนินการตรวจสอบเป็นงานแยกต่างหากตามขั้นตอนแยกต่างหาก ในองค์กรขนาดใหญ่พนักงานในแผนกเดียวกันสามารถตรวจสอบการทำงานของกันและกันได้ แต่แผนประกันคุณภาพมักระบุว่าสำหรับงานที่สำคัญการตรวจสอบการทำงานจะต้องดำเนินการโดยบุคคลที่มีคุณสมบัติเฉพาะและอาจเป็นส่วนหนึ่งของแผนกประกันคุณภาพที่แตกต่างกัน
การจัดซื้อและรับวัสดุ
ข้อกำหนดอีกประการหนึ่งของการประกันคุณภาพคือวัสดุที่ใช้ในการผลิตต้องเป็นไปตามข้อกำหนดสำหรับการผลิตผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพตามที่ต้องการ แผนประกันคุณภาพควรระบุลักษณะของวัสดุที่ซื้อ แผนมอบหมายงานในการตรวจสอบวัสดุที่เข้ามาและรายละเอียดการตรวจสอบที่จำเป็น จะส่งคืนวัสดุที่ไม่ตรงตามข้อกำหนด
การรับรองคุณสมบัติของซัพพลายเออร์
ในขณะที่ผู้ตรวจสอบสามารถตรวจสอบความเพียงพอของวัสดุพื้นฐานได้ แต่การทดสอบชิ้นส่วนที่ซับซ้อนของอุปกรณ์เมื่อได้รับมักไม่สามารถทำได้ แต่แผนการควบคุมคุณภาพของคุณจะต้องระบุมาตรฐานที่ซัพพลายเออร์ที่คาดหวังจะต้องปฏิบัติตามก่อนจึงจะสามารถประมูลสัญญาได้ ตัวอย่างเช่นคุณอาจระบุมาตรฐานภายนอกเช่น ISO 9000 หรือกำหนดให้องค์กรของคุณดำเนินการตรวจสอบซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพแต่ละรายเพื่อให้แน่ใจว่ามีขั้นตอนที่พิจารณาว่าสำคัญต่อความสำเร็จของแผนคุณภาพ ไม่ว่าในกรณีใดแผนการควบคุมคุณภาพควรมีรายชื่อซัพพลายเออร์ที่ผ่านการรับรอง
การประกันข้อเสนอแนะคุณภาพ
แม้ว่าแผนประกันคุณภาพจะพยายามตรวจสอบให้แน่ใจว่าขั้นตอนต่างๆที่เกิดขึ้นนั้นส่งผลให้ผลิตภัณฑ์มีคุณภาพ แต่ บริษัท ต่างๆก็ได้รับประโยชน์อย่างเต็มที่จากการริเริ่มดังกล่าวผ่านกลไกการตอบรับ แผนการประกันคุณภาพของคุณใช้ข้อเสนอแนะผ่านการตรวจสอบข้อร้องเรียนของลูกค้าและการแก้ไขปัญหาการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด ระบุว่าผู้รับผิดชอบด้านการประกันคุณภาพได้รับสำเนาข้อร้องเรียนของลูกค้าทั้งหมดจากนั้นตรวจสอบว่าเป็นผลจากการไม่ปฏิบัติตามแผนประกันคุณภาพหรือไม่
ภายในหากผู้รับผิดชอบงานแจ้งว่ากระบวนการไม่เป็นไปตามขั้นตอนที่บังคับใช้เขาจะต้องออกรายงานการไม่ปฏิบัติตาม รายงานการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดคือข้อเสนอแนะที่ใช้ในการติดตามปัญหาด้านคุณภาพกลับไปยังต้นทาง
กระบวนการในการดำเนินการแก้ไข
แผนปฏิบัติการแก้ไขเป็นกุญแจสำคัญในการแก้ปัญหาคุณภาพและระบุวิธีจัดการกับปัญหาเหล่านั้น แผนการประกันคุณภาพของคุณต้องระบุว่าผู้รับผิดชอบด้านการประกันคุณภาพตรวจสอบว่าการไม่ปฏิบัติตามนั้นเกิดขึ้นได้อย่างไรเมื่อเขาได้รับรายงานการไม่ปฏิบัติตามหรือสร้างขึ้นเอง เนื่องจากแผนประกันคุณภาพจัดทำเอกสารความรับผิดชอบสำหรับงานและการดำเนินการทั้งหมดจึงสามารถระบุบุคคลที่รับผิดชอบต่อการไม่ปฏิบัติตามได้
ในแผนประกันคุณภาพคุณต้องระบุให้กลุ่มพยายามหาทางแก้ไขที่จะป้องกันไม่ให้การไม่ปฏิบัติตามเกิดขึ้นอีก กลุ่มควรประกอบด้วยตัวแทนจากการประกันคุณภาพผู้ที่ทำงานและผู้ที่ตรวจสอบ ข้อเท็จจริงที่ว่าผู้รับผิดชอบในการประกันคุณภาพรายงานต่อผู้บริหารระดับสูงทำให้มั่นใจได้ว่ากลุ่มสามารถเข้าถึงทรัพยากรที่จำเป็นได้
บางครั้งการแก้ปัญหารวมถึงการปรับปรุงแผนประกันคุณภาพ บ่อยครั้งที่มักกล่าวถึงช่องว่างในการควบคุมคุณภาพหรือขั้นตอนต่างๆ เมื่อ บริษัท นำคำติชมดังกล่าวไปใช้อย่างสม่ำเสมอผลลัพธ์ก็คือการปรับปรุงประสิทธิภาพของ บริษัท อย่างต่อเนื่อง