Microsoft Outlook Calendar ไม่เพียง แต่ช่วยให้คุณติดตามวันสำคัญการนัดหมายและกิจกรรมต่างๆเท่านั้นฟังก์ชันการแชร์ยังช่วยให้งานในสถานที่ทำงานหลายอย่างง่ายขึ้น หากดูเหมือนว่าฟังก์ชันการแชร์บนปฏิทิน Outlook ทำงานไม่ถูกต้องมีหลายสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อระบุปัญหาและทำให้สิ่งต่างๆกลับมาดำเนินการได้
เหตุใดจึงต้องใช้การแชร์ปฏิทิน
การแชร์ปฏิทินช่วยให้สถานที่ทำงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อนร่วมงานหัวหน้างานและผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคนสามารถเข้าถึงปฏิทินของผู้อื่นและสามารถกำหนดเวลานัดหมายการประชุมและกิจกรรมต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในสำนักงานและสถานที่ทำงานที่พนักงานต้องเดินทางบ่อยตารางงานที่ยืดหยุ่นหรือการสื่อสารทางไกลปฏิทินที่แชร์ได้กลายเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเพื่อให้ทุกคนเข้าใจว่าเมื่อใดที่เพื่อนร่วมงานพร้อมสำหรับเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงาน
การแชร์ปฏิทินทำงานอย่างไร
พนักงานแต่ละคนสามารถควบคุมปฏิทินของตนเองได้ หากคนงานตัดสินใจที่จะแบ่งปันปฏิทินของเขากับผู้อื่นคนงานนั้นจะต้องให้สิทธิ์เฉพาะกับบุคคลที่พวกเขาต้องการแบ่งปันด้วยหรือรายชื่อการแจกจ่ายผู้ติดต่อ
การแบ่งปันเป็นกระบวนการที่เรียบง่าย: ไปที่โฟลเดอร์ปฏิทินเลือก "แชร์ปฏิทิน" จากนั้นเลือกปฏิทินที่คุณต้องการแชร์ จากลิงก์คุณสมบัติปฏิทินคลิก "เพิ่ม" จากนั้นคุณจะเห็นรายชื่อผู้ติดต่อและรายชื่อการแจกจ่ายผู้ติดต่อของคุณ คุณสามารถเลือกรายชื่อและรายชื่อที่จำเป็นและระบุระดับของสิทธิ์ที่คุณต้องการให้พวกเขามี
ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการให้ผู้ติดต่อของคุณสามารถเห็นได้ว่าคุณกำลังยุ่งอยู่เท่านั้นหรือคุณอาจยินดีที่จะแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่และเมื่อใด
คุณยังมีตัวเลือกในการให้สิทธิ์ในการแก้ไขปฏิทินของคุณ สิ่งนี้จะมีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณมีผู้ช่วยที่จัดการตารางเวลาให้คุณ หรืออีกวิธีหนึ่งคือผู้บังคับบัญชาและผู้จัดการสามารถใช้คุณลักษณะนี้เพื่อมอบหมายงานและกำหนดเวลาให้กับพนักงานได้
คำเตือน
คำนึงถึงการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเพิ่มรายการใหม่ในปฏิทินของคุณ พิจารณาว่าคุณต้องการให้ทุกคนในทีมของคุณหรือใน บริษัท ของคุณรู้ว่าคุณกำลังประชุมกับใครในระหว่างวัน ข้อกังวลอีกประการหนึ่งคือการรักษาความเป็นส่วนตัว แม้ว่าคุณอาจเลือกที่จะเพิ่มสิ่งต่างๆเช่นการนัดหมายทางการแพทย์และวันหยุดพักผ่อนลงในปฏิทินของคุณเพื่อให้คุณสามารถกำหนดเวลาภาระงานในชีวิตส่วนตัวของคุณและแจ้งให้สมาชิกในทีมทราบว่าคุณจะอยู่ที่ใด แต่ก็อาจมีความเสี่ยงในการแบ่งปันข้อมูลมากเกินไปด้วย อื่น ๆ คุณมีตัวเลือกในการ "ล็อกความเป็นส่วนตัว" รายละเอียดของกิจกรรมหรือแม้กระทั่งการสร้างปฏิทินที่แตกต่างกันหากการรักษาความลับเป็นปัญหา
การแชร์ปฏิทิน Outlook ไม่ทำงาน
น่าเสียดายที่การแชร์ปฏิทิน Outlook ไม่ได้ผลในแบบที่คุณต้องการเสมอไป ตามการสนับสนุนของ Microsoft Office อาจมีสาเหตุหลายประการที่ทำให้คุณไม่สามารถแบ่งปันปฏิทิน Outlook ของคุณ:
- คุณกำลังพยายามแบ่งปันกับที่อยู่อีเมลภายนอกองค์กรธุรกิจของคุณ
- คุณกำลังพยายามให้สิทธิ์ที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้อง
- คุณกำลังพยายามให้สิทธิ์กับกลุ่ม Office365
- หากคุณสังเกตเห็นว่าไม่มีตัวเลือกในการแชร์ปฏิทินของคุณ (จะถูกไฮไลต์เป็นสีเทา) แสดงว่าแผนกไอทีขององค์กรของคุณได้บล็อกสิทธิ์ในการแชร์ปฏิทิน นี่อาจเป็นอุบัติเหตุหรือแผนกไอทีอาจตัดสินใจป้องกันการแชร์ปฏิทินเพื่อเป็นการป้องกันความปลอดภัย
การเพิ่มประสิทธิภาพการแชร์ปฏิทิน Outlook
มีหลายวิธีในการเพิ่มประสิทธิภาพการแบ่งปันปฏิทินทั่วทั้งองค์กรของคุณ
สร้างปฏิทินที่แตกต่างกัน: หากคุณกังวลเกี่ยวกับปัญหาความเป็นส่วนตัว แต่ยังไม่สะดวกที่จะตั้งค่าการอนุญาตที่แตกต่างกันสำหรับกลุ่มหรือบุคคลต่างๆให้ลองสร้างปฏิทินที่แตกต่างกัน คนหนึ่งอาจเป็นของคนที่คุณทำงานใกล้ชิดในขณะที่อีกคนอาจเป็นคนอื่น ๆ ในองค์กรของคุณ
สร้างปฏิทินกลุ่ม: ช่วยให้คุณสามารถดูปฏิทินต่างๆร่วมกันเพื่อการวางแผนที่ง่ายขึ้น
ใช้ประโยชน์จากการกำหนดเขตเวลา: เมื่อสร้างกิจกรรมในปฏิทินที่แชร์อย่าลืมระบุเขตเวลา นี่เป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์อย่างยิ่งหากธุรกิจของคุณมีพนักงานระยะไกลที่อาศัยและทำงานนอกเขตเวลาของคุณ