ความสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจเป็นหนึ่งในสิ่งที่มักถูกมองข้าม คนส่วนใหญ่คิดว่าตราบใดที่คุณสามารถพิมพ์ประโยคหรือมีเสียงคุณก็สามารถสื่อสารได้ อย่างไรก็ตามนี่เป็นเรื่องจริง แต่ไม่ได้หมายความว่าการสื่อสารของคุณจะมีประสิทธิภาพจริง สำหรับธุรกิจจำเป็นต้องมีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในหลายระดับ มิฉะนั้นธุรกิจจะไม่ได้รับผลกระทบภายในเท่านั้น แต่ผลกำไรก็จะได้รับผลกระทบเช่นกัน
ความสำคัญของการสื่อสารในองค์กร
การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพเป็นศิลปะของการแบ่งปันข้อมูลในเชิงบวกและเป็นประโยชน์ ไม่ว่าข้อมูลนี้จะถูกส่งไปยังพนักงานหรือลูกค้าสิ่งสำคัญคือต้องสร้างวิธีการและบรรยากาศที่ดีที่สุดเมื่อแบ่งปันข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อแบ่งปันข้อมูลเชิงลบและข่าวร้าย กล่าวได้ว่าองค์ประกอบขององค์กรการสื่อสารที่มีประสิทธิผลนั้นเหมือนกันไม่ว่าจะเป็นข่าวสารประเภทใดหรือใครจะได้รับก็ตาม
ความซื่อสัตย์เป็นกุญแจสำคัญ
แม้ว่าข่าวจะไม่ดีและแม้ว่าจะเป็นสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำ แต่ความซื่อสัตย์ก็เป็นเกณฑ์ในการสื่อสาร อาจทำให้คุณรู้สึกดีขึ้นที่จะให้ความจริงเพียงครึ่งเดียวหรือละเว้นข้อเท็จจริงที่สำคัญจากการโต้ตอบ แต่การบรรเทานั้นมีอายุสั้น ในที่สุดความจริงก็จะออกมาและคุณถูกบังคับให้ต้องให้รายละเอียดทั้งหมดและยอมรับว่าคุณโกหก เป็นการดีที่สุดที่จะบอกความจริงเพียงครั้งเดียวและจัดการกับมันมากกว่าที่จะต้องพูดถึงปัญหาเดิม ๆ ซ้ำ ๆ เพราะคุณไม่ได้ซื่อสัตย์อย่างสมบูรณ์ในครั้งแรก
ทำให้รวดเร็ว
ไม่มีเหตุผลที่แท้จริงที่จะต้องมีบทนำหรือเรื่องราวเบื้องหลังที่ยาวนานเพื่อนำไปสู่ประเด็นหลักที่คุณพยายามจะสื่อนอกเหนือจากการซื้อเวลา (หรืออาจจะเพิ่มความกล้า) อย่าเต้นรอบประเด็น ระบุปัญหาแจ้งให้ทุกคนทราบถึงผลลัพธ์หรือปัญหาที่เกิดขึ้นจากปัญหาเสนอวิธีแก้ปัญหาและขอบคุณผู้สละเวลา บางครั้งเราจมอยู่กับอารมณ์ของข่าวและลืมแจ้งให้ผู้คนทราบถึงตัวเลือกที่ดำเนินการได้เพื่อจัดการกับปัญหา การมีบันทึกเพื่อให้คุณติดตามอยู่สามารถช่วยได้ นอกจากนี้ยังเป็นการดีที่สุดที่จะรอจนกว่าอารมณ์จะมีโอกาสยุติก่อนที่จะแก้ไขปัญหาโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับปัญหาของพนักงาน
ตรวจสอบภาษากายของคุณ
ภาษากายของคุณสามารถสนับสนุนหรือบ่อนทำลายข้อความของคุณได้ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณบอกพนักงานว่า "ประตูของฉันเปิดอยู่เสมอฉันยินดีที่จะรับฟังความคิดและความคิดเห็นของคุณ" แต่ในขณะที่คุณพูดคุณก็ซบหน้ากับกรอบประตูพร้อมกับกอดอกและทำหน้านิ่วคิ้วขมวด ใบหน้าของคุณคำพูดของคุณอาจจะเชิญชวน แต่ภาษากายของคุณไม่ใช่ ท่าทางที่ดีการสบตาและการแสดงออกทางสีหน้าที่เชิญชวนจะช่วยปรับปรุงการสื่อสารในที่ทำงานและความสามารถในการถ่ายทอดสิ่งที่คุณต้องการพูดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
รู้จักผู้ชมของคุณ
วิธีการถ่ายทอดข้อมูลจะขึ้นอยู่กับผู้ชมของคุณ หากคุณกำลังพูดคุยกับคนในองค์กรคุณสามารถใช้ชวเลขและศัพท์แสงและยังได้รับคะแนนของคุณ อย่างไรก็ตามหากคุณกำลังพูดคุยกับลูกค้าคุณจะต้องใช้ศัพท์แสงให้น้อยที่สุด มิฉะนั้นคุณอาจใช้เวลามากขึ้นในการอธิบายศัพท์แสงที่แชร์ข้อมูลที่คุณต้องการแชร์
มีข้อความที่ชัดเจน
ก่อนที่คุณจะนั่งคุยกับทีมงานพนักงานหรือคณะกรรมการให้รู้ว่าคุณต้องการพูดอะไร "วิงวอน" เพียงนำไปสู่การสื่อสารที่ผิดพลาด จดบันทึกและนำติดตัวไปด้วยหากคุณต้องการ การรู้ว่าคุณต้องการพูดอะไรจะช่วยให้คุณวางกรอบข้อความของคุณและทำให้โอกาสในการขายของคุณตรงประเด็นและขับเคลื่อนจุดที่คุณต้องการกลับบ้าน
ฟังเพิ่มเติม
การเป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพคุณต้องเป็นผู้ฟังที่ดี ผู้คนอยากรู้ว่าเคยได้ยิน ดังนั้นหากคุณสามารถย้อนกลับไปในสิ่งที่คน ๆ หนึ่งพูดกับคุณก่อนที่จะเพิ่มคำตอบของคุณเองหรือตอบโต้การโต้แย้งของพวกเขาคุณจะมีโอกาสที่ดีกว่าในการสร้างบทสนทนาที่เป็นประโยชน์ต่อทุกคน
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพอาจเป็นเรื่องท้าทาย แต่ถ้าคุณต้องการเป็นผู้นำพนักงานหรือผู้มีอิทธิพลที่มีประสิทธิภาพการฝึกฝนทักษะการสื่อสารของคุณจะช่วยให้คุณมีอาชีพได้