เจ้าของธุรกิจไม่กี่คนที่คิดถึงเรื่องการโจรกรรมภายในเมื่อเริ่มก่อตั้ง บริษัท อย่างไรก็ตามการขโมยของพนักงานมีส่วนรับผิดชอบมากกว่าหนึ่งในสามของการล้มละลายทางธุรกิจรายงานกลุ่มบริหารการบริการ พฤติกรรมนี้มักเป็นผลมาจากความกดดันส่วนตัวหรืออาชีพและไม่ค่อยมีส่วนเกี่ยวข้องกับความพึงพอใจในงาน วิธีหนึ่งในการปกป้องธุรกิจของคุณคือการทราบสัญญาณเตือนของการขโมยของพนักงานและทำความเข้าใจว่ามันเกิดขึ้นได้อย่างไร
เคล็ดลับ
ห้าวิธีที่พบบ่อยที่สุดในการโจรกรรมของพนักงาน ได้แก่ การขโมยเล็ก ๆ น้อย ๆ การโจรกรรมข้อมูลการขโมยเงินสดการฉ้อโกงและการเบิกจ่ายเงินโดยฉ้อโกง
การโจรกรรมภายในเป็นเรื่องธรรมดาแค่ไหน?
จากการสำรวจความปลอดภัยการค้าปลีกแห่งชาติประจำปี 2019 ที่เผยแพร่โดยสหพันธ์การค้าปลีกแห่งชาติผู้ค้าปลีกที่มีสถานที่ตั้ง 500 แห่งหรือน้อยกว่านั้นมีรายได้เฉลี่ย1,377 ดอลลาร์ต่อพนักงานที่ไม่ซื่อสัตย์ในปี 2561 ซึ่งจำนวนนี้สูงกว่าร้านค้าที่มีมากกว่า 500 แห่งเล็กน้อย การโจรกรรมภายในเกิดขึ้นในอุตสาหกรรมส่วนใหญ่ไม่ใช่เฉพาะในร้านค้าปลีกและอาจมีได้หลายรูปแบบตั้งแต่การขโมยเงินสดไปจนถึงการขโมยเงิน
สมาคมได้รับการรับรองการทุจริตตรวจสอบ (ACFE) ระบุว่าบัญชียักยอกสินทรัพย์เกือบร้อยละ 90 ของการทุจริตการประกอบอาชีพทำให้เกิดการสูญเสียทางการเงินเฉลี่ยของ$ 114,000 ผู้ฉ้อโกงประมาณ 85 เปอร์เซ็นต์แสดงธงสีแดงอย่างน้อยหนึ่งรายการ สัญญาณมีความละเอียดอ่อนเมื่อพิจารณาว่าแผนการฉ้อโกงส่วนใหญ่เกิดขึ้นในช่วง 16 เดือนหรือมากกว่านั้น
ข้อเท็จจริงของพนักงานขโมย
ตรวจสอบแผนการปลอมแปลงแผนการชดใช้ค่าใช้จ่ายและแผนการจ่ายเงินเดือนล้วนเป็นเรื่องปกติในที่ทำงานสมัยใหม่ มากกว่าครึ่งหนึ่งของพนักงานที่ไม่ซื่อสัตย์สร้างเอกสารทางกายภาพที่หลอกลวงเพื่อปกปิดเส้นทางของพวกเขา ACFE กล่าว ผู้อื่นแก้ไขเอกสารทางกายภาพหรือดิจิทัลสร้างรายการบันทึกประจำวันที่หลอกลวงหรือปรุงหนังสือ
Society for Human Resource Management ตั้งข้อสังเกตว่าพนักงานประมาณ 40 เปอร์เซ็นต์ที่ขโมยมาจากเพื่อนร่วมงานหรือเจ้านายของพวกเขาประสบปัญหาเกี่ยวกับ HR เช่นการประเมินผลงานที่ไม่ดี ผู้ที่เป็นหนี้หรือใช้ชีวิตเกินกำลังมีแนวโน้มที่จะกระทำการฉ้อโกง เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมีความเสี่ยงต่อการถูกโจรกรรมภายในมากกว่า บริษัท ขนาดใหญ่และอาจไม่สามารถครอบคลุมความสูญเสียได้
การรู้ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการโจรกรรมของพนักงานเหล่านี้ทำให้คุณสามารถปกป้องธุรกิจขนาดเล็กของคุณได้ง่ายขึ้น การโจรกรรมภายในอาจเป็นเรื่องยากที่จะตรวจจับ แต่มีสัญญาณเตือนที่คุณควรระวัง ความคลาดเคลื่อนของการจ่ายเงินเดือนสินค้าคงคลังที่ขาดหายไปหรือกำไรที่ลดลงอย่างกะทันหันควรทำให้เกิดธงสีแดง โดยทั่วไปพนักงานอาจใช้วิธีการอย่างน้อยหนึ่งวิธีต่อไปนี้เพื่อขโมยข้อมูลจาก บริษัท ของคุณ: การขโมยเล็ก ๆ น้อย ๆ การขโมยข้อมูลการขโมยเงินสดการฉ้อโกงแบบสกิมมิ่งและการเบิกจ่ายเงินโดยฉ้อโกง
อย่าเพิกเฉยต่อการขโมยเล็กน้อย
คนงานหลายคนเข้าใจผิดว่าการเดินออกจากสำนักงานด้วยปากกากระดาษจดบันทึกหรืออุปกรณ์การพิมพ์ไม่นับเป็นการขโมย การขโมยหรือการขโมยเล็กน้อยอาจมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและทำให้สินค้าคงคลังหดตัวในระยะยาว ตัวอย่างเช่นคนขับรถบรรทุกที่ขโมยกล่องหรือลังจากการขนส่งทุกครั้งอาจทำให้ บริษัท สูญเสียรายได้และความล่าช้าไปหลายพันดอลลาร์
การลักเล็กขโมยน้อยมักตรวจจับได้ยาก ท้ายที่สุดใครมีเวลาในการนับกล่องปากกาหรือเครื่องเย็บกระดาษในสำนักงาน ยิ่งยากที่จะสังเกตเห็นเมื่อพูดถึงวัสดุก่อสร้างและสินค้าจำนวนมาก แม้ว่าจะไม่สามารถกำจัดพฤติกรรมนี้ได้ แต่ก็มีวิธีลดความเสี่ยงของการฉกฉวยในที่ทำงาน
การมีนโยบายป้องกันการโจรกรรมที่ชัดเจนซึ่งกำหนดการโจรกรรมในสถานที่ทำงานและสรุปผลที่ตามมาถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณรู้ว่าพฤติกรรมแบบใดเป็นที่ยอมรับและสิ่งที่ไม่เป็นที่ยอมรับ เขียนตัวอย่างการโจรกรรมและตัดสินใจเกี่ยวกับการลงโทษ ดำเนินการตามขั้นตอนการรายงานที่เป็นความลับและระบุอย่างชัดเจนว่าจะมีการตรวจสอบการละเมิดทั้งหมด
ป้องกันและตรวจจับการโจรกรรมข้อมูล
การขโมยข้อมูลมักเกี่ยวข้องกับแฮกเกอร์และซอฟต์แวร์ล้ำสมัยที่สามารถถอดรหัสรหัสผ่านได้ในทันที นั่นไม่ใช่กรณีเสมอไป ตามรายงานของ Varonis 2019 Global Data Risk Report ประมาณ 50 เปอร์เซ็นต์ของ บริษัท ที่สำรวจมีไฟล์ที่ละเอียดอ่อนมากกว่า 1,000 ไฟล์และ 22 เปอร์เซ็นต์ของโฟลเดอร์ทั้งหมดที่พนักงานทุกคนสามารถใช้ได้
การขโมยข้อมูลวงในสามารถทำลายภาพลักษณ์ของ บริษัท และนำไปสู่การถูกปรับหรือฟ้องร้องอย่างหนัก นอกจากนี้ยังสามารถขัดขวางความพยายามทางการตลาดทำให้รายได้หายไป คนในทีมของคุณอาจขายความลับทางการค้าหมายเลขบัตรเครดิตหรือรายชื่อผู้ติดต่อให้กับบุคคลที่สามได้ในขณะนี้ ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยของการโจมตีจากวงในนั้นสูงกว่าครึ่งล้านดอลลาร์รายงานจากสถาบัน Ponemon
วิธีหนึ่งในการลดความเสี่ยงเหล่านี้คือให้การเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนแก่ผู้ที่ต้องการเท่านั้น จัดเก็บข้อมูลของ บริษัท ในระบบคลาวด์และรักษาความปลอดภัยด้วยรหัสผ่านที่คาดเดายาก เมื่อคุณเลิกจ้างพนักงานให้ปิดการเข้าถึงเครื่องมือเว็บระยะไกลข้อความเสียงแอปพลิเคชันทางธุรกิจและช่องทางการสื่อสารภายใน รวมมาตรการเหล่านี้ไว้ในสัญญาจ้างงานหรือขอให้เจ้าหน้าที่ของคุณลงนามในข้อตกลงการไม่เปิดเผยข้อมูลก่อนเริ่มงาน
ระวัง Cash Larceny
การโจรกรรมภายในอีกประเภทหนึ่งคือการลักขโมยเงินสดซึ่งเกี่ยวข้องกับการขโมยเงินที่ได้บันทึกไว้ในหนังสือของ บริษัท แล้ว เช่นเดียวกับแผนการฉ้อโกงอื่น ๆ อาจมีได้หลายรูปแบบเช่นเปลี่ยนบัญชีเงินสดขโมยเงินสดจากเครื่องบันทึกหรือเปลี่ยนเทปลงทะเบียน ผู้ฉ้อโกงอาจเขียนเช็คส่วนบุคคลเพื่อให้ครอบคลุมยอดเงิน
การขโมยเงินสดสามารถตรวจจับได้ง่ายกว่าการโจรกรรมภายในประเภทอื่น ๆ สมาคมนักบัญชีของรัฐบาลแนะนำให้เจ้าของธุรกิจระวังการขาดแคลนเงินสดในมือสินค้าที่ขาดหายไปเนื่องจากการโจรกรรมและความผันผวนอย่างมากในยอดคงเหลือในบัญชีธนาคารของ บริษัท
ขึ้นอยู่กับสถานการณ์คุณอาจสามารถป้องกันการฉ้อโกงได้โดยติดตั้งระบบเฝ้าระวังแยกหน้าที่ของพนักงานหรือกำหนดเวลารับเงินสดตามปกติ การนับเงินสดที่น่าประหลาดใจสามารถช่วยได้เช่นกัน นอกจากนี้คุณสามารถใช้ระบบที่กำหนดให้พนักงานต้องได้รับอนุญาตจากฝ่ายบริหารก่อนที่จะยกเลิกธุรกรรมใด ๆ
ระวังการหลอกลวงแบบ Skimming
การฉ้อโกงเงินสดโดยไม่ถูกตรวจพบเป็นเวลาประมาณ 18 เดือนตาม ACFE พวกเขาคิดเป็นประมาณ 20 เปอร์เซ็นต์ของคดีฉ้อโกงทั้งหมดที่ส่งผลกระทบต่อ บริษัท ขนาดเล็กและ 8 เปอร์เซ็นต์ของคดีที่เกิดขึ้นในองค์กรขนาดใหญ่ การฉ้อโกงประเภทนี้ต่างจากการโจรกรรมเงินสดการฉ้อโกงประเภทนี้เกี่ยวข้องกับการขโมยเงินสดก่อนที่จะบันทึกไว้ในหนังสือของ บริษัท บางครั้งก็เกี่ยวข้องกับการขโมยเช็ค
สมมติว่าคุณจ้างพนักงานใหม่สำหรับร้านพิชซ่าของคุณ ไม่กี่สัปดาห์ต่อมาคุณสังเกตเห็นว่ารายได้ของคุณลดลงครึ่งหนึ่ง หลังจากติดตั้งกล้องที่ซ่อนอยู่คุณจะรู้ว่าพนักงานใหม่ของคุณไม่ได้ให้ใบเสร็จรับเงินแก่ลูกค้าที่จ่ายเป็นเงินสด เงินจะเข้ากระเป๋าของเขาแทนที่จะเป็นเครื่องบันทึกเงินสด เนื่องจากไม่มีการบันทึกยอดขายเหล่านั้นจึงตรวจพบการฉ้อโกงได้ยาก
วิธีเดียวที่จะป้องกันอาชญากรรมประเภทนี้คือรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิตเท่านั้น แต่ไม่สามารถทำได้เสมอไป เพื่อรักษาความปลอดภัยให้ตรวจสอบรายการที่ผิดปกติในบัญชีเงินสดของ บริษัท การตัดบัญชีสินค้าคงคลังที่สูญหายหรือถูกขโมยและความผันผวนที่สม่ำเสมอในยอดเงินในบัญชีธนาคารของคุณ ดำเนินการเชิงรุกและตรวจสอบบันทึกของคุณอีกครั้งหากคุณสังเกตเห็นสิ่งที่น่าสงสัย
ระบุและป้องกันการเบิกจ่ายที่เป็นการฉ้อโกง
การฉ้อโกงการเบิกจ่ายเป็นหนึ่งในประเภทการยักยอกทรัพย์สินที่พบบ่อยที่สุดและอาจรวมถึงรูปแบบการเรียกเก็บเงินหรือการจ่ายเงินเดือนแผนการชำระเงินคืนค่าใช้จ่ายการตรวจสอบการปลอมแปลงและอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นคนในทีมของคุณสามารถจ่ายเงินให้กับผู้ขายมากเกินไปหรือส่งเงินให้กับซัพพลายเออร์ที่ไม่ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ เมื่อซัพพลายเออร์คืนเงินส่วนเกินพนักงานของคุณจะเก็บเงินไว้ใช้ส่วนตัว
พนักงานอาจตั้งค่าผู้ขายปลอมในระบบบัญชีเจ้าหนี้ของ บริษัท และชำระเงินให้ตัวเองหรือเพื่อนของพวกเขา ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กคุณสามารถลดความเสี่ยงจากการฉ้อโกงการเบิกจ่ายได้โดยการตรวจสอบหนังสือของ บริษัท บันทึกบัญชีและเช็คที่ถูกยกเลิกอย่างรอบคอบ กำหนดฟังก์ชันการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานหลายคนและดูแลรายชื่อผู้ขายที่ได้รับอนุมัติ
ถ้าเป็นไปได้ให้กีดกันหรือห้ามจ้างญาติในองค์กรของคุณ ตรวจนับเงินสดตามปกติและกระทบยอดบัญชีธนาคารของ บริษัท ทุกเดือน Forbes แนะนำให้ตรวจสอบงบการเงินของคุณทุกเดือนและขอให้นักบัญชีประเมินการฉ้อโกงใน บริษัท ของคุณ ตรวจสอบความคลาดเคลื่อนทั้งหมดอย่างละเอียดไม่ว่าอาจดูเหมือนเล็กน้อยหรือไม่มีนัยสำคัญ