กระบวนการสื่อสารกลุ่มที่มีประสิทธิผล

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจเป็นเรื่องปกติที่พนักงานจะทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มเล็กทีมและแผนกเพื่อทำงานทางธุรกิจเฉพาะให้สำเร็จ ในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพสิ่งสำคัญคือแต่ละคนจะต้องมีทักษะการสื่อสารในกลุ่มที่แข็งแกร่ง หากไม่เป็นเช่นนั้นพนักงานของคุณอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดเริ่มความขัดแย้งโดยไม่จำเป็นและทำให้ประสิทธิภาพขององค์กรของคุณช้าลง เรียนรู้วิธีอำนวยความสะดวกในการสื่อสารกลุ่มที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้พนักงานของคุณทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น

ทำความเข้าใจกับการสื่อสารแบบกลุ่มในที่ทำงาน

ในที่ทำงานมีกลุ่มต่างๆมากมาย ซึ่งอาจรวมถึงทีมขายที่ทำงานเพื่อให้บรรลุภารกิจการขายผลิตภัณฑ์ นอกจากนี้ยังสามารถรวมถึงคณะกรรมการชมรมทางสังคมซึ่งประกอบด้วยผู้ที่อาสาเวลาวางแผนกิจกรรมสนุก ๆ ให้กับพนักงาน โดยทั่วไปแล้วกลุ่มต่างๆจะถูกกำหนดให้มีตั้งแต่ 5 ถึง 20 คนแม้ว่าขนาดจะแตกต่างกันไปตามองค์กรของคุณ ปัจจัยที่กำหนดของกลุ่มในที่ทำงานคือพวกเขาต้องร่วมมือกันเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์เฉพาะร่วมกัน

การสื่อสารคือการส่งและรับข้อความ ในการตั้งค่าส่วนบุคคลมีผู้ส่งข้อความและผู้รับข้อความหนึ่งราย อย่างไรก็ตามในกลุ่มพลวัตการเปลี่ยนแปลงนี้ซึ่งอาจนำไปสู่ภาวะแทรกซ้อนและความเข้าใจผิด อาจมีผู้ส่งข้อความหลายคนและผู้รับข้อความหลายคนซึ่งทั้งหมดนี้สามารถเกิดขึ้นได้พร้อมกัน หากบุคคลทั้งหมดในกลุ่มไม่เข้าใจข้อความตามที่ตั้งใจไว้อาจทำให้เกิดปัญหาในที่ทำงานได้

วัตถุประสงค์ของการสื่อสารแบบกลุ่มคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลเพื่อตัดสินใจแก้ไขความสับสนสร้างสายสัมพันธ์และเข้าใกล้เป้าหมายทางธุรกิจมากขึ้น อย่างไรก็ตามการสื่อสารในกลุ่มยังมีผลต่อวิธีที่บุคคลในกลุ่มปฏิบัติต่อกันและรู้สึกต่อกัน สิ่งนี้แจ้งว่าพวกเขามีแรงจูงใจที่จะบรรลุเป้าหมายของกลุ่มหรือไม่

ใช้กลยุทธ์การสื่อสารแบบกลุ่มเพื่อปรับปรุงธุรกิจ

การทำความเข้าใจวิธีการทำงานของการสื่อสารในกลุ่มสามารถช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงกระบวนการสื่อสารและโปรโตคอลสำหรับพนักงานของตนเองได้ สิ่งนี้สามารถช่วยให้พนักงานสามารถ:

• การประนีประนอมในหัวข้อโพลาไรซ์
• อธิบายประเด็นต่างๆให้เพื่อนร่วมงานฟัง
• มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญ
• สอนเพื่อนร่วมงานถึงวิธีการร่วมมือกัน
• นำเพื่อนร่วมงานสร้างแผนและกลยุทธ์เพื่อบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ
• สร้างมิตรภาพและความสนิทสนมกับพนักงานคนอื่น ๆ และ
• แก้ไขข้อขัดแย้งโดยไม่มีการแทรกแซงจากฝ่ายบริหาร

กุญแจสำคัญในการปรับปรุงการสื่อสารกลุ่มภายในสถานที่ทำงานคือการสร้างกระบวนการและนโยบายเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสื่อสาร ด้วยการให้แนวทางและเป้าหมายที่เป็นแรงบันดาลใจแก่พนักงานธุรกิจสามารถส่งเสริมให้พนักงานทำงานด้วยทักษะการสื่อสารของตนเอง สิ่งสำคัญสำหรับนายจ้างในการส่งเสริมประโยชน์ของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพดังนั้นพนักงานของพวกเขาจึงเข้าใจว่าการปรับปรุงทักษะนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและในชีวิต

ทบทวนรูปแบบต่างๆของการสื่อสารภายในกลุ่ม

ความท้าทายประการหนึ่งของการสื่อสารแบบกลุ่มคือกลุ่มประกอบด้วยผู้คนที่แตกต่างกันซึ่งอาจมีรูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกัน วิธีการสื่อสารของผู้คนมีผลต่อวิธีการส่งและรับข้อความ หากมีรูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกันหลายรูปแบบในกลุ่มมีโอกาสเพิ่มขึ้นที่ข้อความอาจสูญหาย

มีวิธีต่างๆในการจัดประเภทรูปแบบการสื่อสาร การทดสอบบุคลิกภาพเช่น Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) สามารถใช้เพื่อประเมินรูปแบบการสื่อสารเช่นเดียวกับการประเมิน DiSC ตาม DiSC รูปแบบการสื่อสารสามารถแบ่งออกเป็นสี่ประเภทที่แตกต่างกัน:

• Dominant: นักสื่อสารเหล่านี้ขับเคลื่อนด้วยผลลัพธ์และมุ่งเน้นไปที่การบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ พวกเขามีความมั่นใจและไม่กลัวความท้าทาย อย่างไรก็ตามพวกเขาอาจพูดห้วนๆ
• Influencer: นักสื่อสารเหล่านี้มุ่งเน้นไปที่การสร้างความสัมพันธ์และชักชวนผู้อื่น พวกเขาประสบความสำเร็จในการทำงานร่วมกันและมองโลกในแง่ดีและกระตือรือร้น
• มั่นคง: นักสื่อสารเหล่านี้ชอบร่วมมือกับผู้อื่นและจริงใจมาก พวกเขามีวิธีการที่สงบและไม่ชอบที่จะเร่งรีบในกระบวนการของพวกเขา
• Conscientious: นักสื่อสารเหล่านี้ให้ความสำคัญกับคุณภาพความถูกต้องและความเชี่ยวชาญ พวกเขาใส่ใจในรายละเอียดและไม่ชอบที่จะผิด พวกเขาชอบทำงานด้วยตัวเอง

ด้วยการวิเคราะห์รูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกันในกลุ่มสถานที่ทำงานของคุณคุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกมากขึ้นว่าบุคคลนั้นชอบสื่อสารอย่างไรและลักษณะนิสัยที่พวกเขาแบ่งปัน

ใช้ช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม

การสื่อสารแบบกลุ่มเกิดขึ้นในหลายรูปแบบ สิ่งสำคัญสำหรับพนักงานของคุณที่จะต้องทราบว่าจะใช้ช่องทางใดสำหรับประเภทข้อความที่พวกเขาต้องการส่ง การใช้ช่องทางการสื่อสารที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดและทำให้ประสิทธิภาพของกลุ่มช้าลง ช่องทางการสื่อสารของกลุ่ม ได้แก่ :

• การประชุมทีมอย่างเป็นทางการ
• การรวมกลุ่มอย่างไม่เป็นทางการ
• การประชุมทางโทรศัพท์;
• อีเมลกลุ่ม;
• แชทข้อความกลุ่มโดยตรง
• รายการงานการจัดการโครงการ และ
• บันทึกช่วยจำแบบกระดาษ

หากสมาชิกกลุ่มต้องการส่งข้อความสำคัญเกี่ยวกับเส้นตายที่จะเกิดขึ้นเขาอาจส่งข้อความผ่านแชทข้อความกลุ่ม อย่างไรก็ตามหากกลุ่มกำลังคุยเรื่องอื่นในแชทข้อความกำหนดเส้นตายที่สำคัญนั้นอาจสูญหายไป ในทำนองเดียวกันกลุ่มอาจเลือกที่จะจัดการประชุมเกี่ยวกับปัญหาที่สามารถแก้ไขได้อย่างง่ายดายด้วยอีเมล สิ่งนี้สามารถชะลอประสิทธิภาพได้ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมสมาชิกแต่ละคนในกลุ่มจึงควรทำความเข้าใจว่าควรใช้ช่องใดสำหรับแต่ละข้อความ

วินิจฉัยอุปสรรคในการสื่อสารในกลุ่มที่มีประสิทธิผล

ในการปรับปรุงการสื่อสารแบบกลุ่มสำหรับทีมของคุณสิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจสาเหตุหลักของปัญหา มีอุปสรรคหลายประการในการสื่อสารแบบกลุ่มซึ่งรวมถึง:

• อุปสรรคทางกายภาพ:ระยะห่างทางกายภาพระหว่างสมาชิกในทีมอาจทำให้ยากต่อการสื่อสาร หากสมาชิกในกลุ่มทำงานในชั้นต่างๆของธุรกิจพวกเขาอาจไม่สามารถพูดคุยกันเองได้บ่อยๆ ประตูสำนักงานที่ปิดผนังห้องเล็กและการเชื่อมต่อโทรศัพท์ที่ไม่ดีอาจทำให้เกิดปัญหาได้เช่นกัน
• อุปสรรคในการรับรู้:วิธีที่สมาชิกกลุ่มแต่ละคนมองโลกมีผลต่อวิธีที่พวกเขาเข้าใจข้อความ คนที่มองโลกในแง่ร้ายมากเกินไปจะเข้าใจข้อความของกำหนดเวลาที่ปรากฏแตกต่างจากคนที่มองโลกในแง่ดีมากเกินไป
• อุปสรรคทางอารมณ์:สภาวะทางอารมณ์ของสมาชิกในกลุ่มแต่ละคนมีผลต่อวิธีที่เธอส่งและรับข้อความ ความรู้สึกกลัวความเปราะบางความไม่ไว้วางใจความสุขความโกรธและความตื่นเต้นสามารถเปลี่ยนการสื่อสารได้
• อุปสรรคด้านความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล:การรับรู้ส่วนตัวของผู้คนที่มีต่อตนเองอาจส่งผลต่อวิธีที่พวกเขาโต้ตอบกับกลุ่มของตน พิจารณาว่าคนที่มีความมั่นใจมากเกินไปพูดอย่างไรเมื่อเทียบกับคนที่ขาดความภาคภูมิใจในตนเอง
• อุปสรรคทางวัฒนธรรม:วัฒนธรรมมีผลต่อพฤติกรรมและการสื่อสาร ตัวอย่างเช่นในบางวัฒนธรรมการสบตากับบุคคลที่เป็นเพศตรงข้ามถือเป็นเรื่องที่ไม่เหมาะสมในขณะที่เป็นเรื่องปกติในวัฒนธรรมอื่น
• อุปสรรคด้านภาษา:หากสมาชิกในกลุ่มไม่ได้พูดภาษาเดียวกันทั้งหมดอาจทำให้เกิดปัญหาในการแปล ภาษายังสามารถอ้างถึงคำศัพท์เฉพาะอุตสาหกรรมซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสน

ด้วยการวินิจฉัยปัญหาสำคัญที่ส่งผลต่อการสื่อสารในกลุ่มทำให้สามารถพัฒนาวิธีแก้ปัญหาได้ ตัวอย่างเช่นหากสมาชิกในกลุ่มนั่งอยู่คนละฟากของธุรกิจพวกเขาอาจไม่ค่อยอยากสื่อสารด้วยตนเอง วิธีแก้ปัญหาง่ายๆคือย้ายโต๊ะทำงานให้ใกล้กันมากขึ้นเพื่อให้ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น

สร้างวัฒนธรรมการสื่อสารแบบเปิด

วัฒนธรรมของที่ทำงานมีผลอย่างมากต่อวิธีการสื่อสารของพนักงาน หากวัฒนธรรมขององค์กรไม่สนับสนุนให้แบ่งปันข้อมูลอย่างเปิดเผยพนักงานอาจมีแนวโน้มที่จะสื่อสารกับกลุ่มของตนได้ไม่ดี ตัวอย่างเช่นหากทีมผู้บริหารไม่เปิดเผยเป้าหมายทางธุรกิจใหม่กับพนักงานระดับแนวหน้าพนักงานเหล่านั้นอาจรู้สึกว่าการสื่อสารไม่มีคุณค่าจาก บริษัท

ในทางกลับกันหากองค์กรส่งเสริมการสื่อสารที่ชัดเจนและตรงไปตรงมาพนักงานอาจรู้สึกมีอำนาจในการแบ่งปันความคิดและเปิดใจกับกลุ่มของตน วัฒนธรรมขององค์กรเกี่ยวข้องโดยตรงกับพฤติกรรมของผู้นำธุรกิจ หากพวกเขามีนโยบายแบบเปิดกว้างและพูดคุยกับพนักงานอย่างตรงไปตรงมาก็จะช่วยพัฒนาทักษะการสื่อสารของทั้งกลุ่มได้อีกไกล ไปไกลถึงการรวมการสื่อสารที่มีประสิทธิผลไว้ในค่านิยมหลักของธุรกิจแสดงให้พนักงานเห็นถึงความสำคัญของทักษะนั้น

จัดให้มีการฝึกอบรมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพแก่พนักงาน

ไม่ใช่ทุกคนที่เกิดมาเป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและไม่ใช่ทุกคนที่สื่อสารแบบเดียวกัน ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่นายจ้างจะต้องรับรู้เมื่อจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมสำหรับพนักงานเพื่อพัฒนาทักษะการสื่อสาร

การฝึกอบรมการสื่อสารสามารถมุ่งเน้นไปที่องค์ประกอบเฉพาะของการสื่อสารเช่นการแก้ปัญหาความขัดแย้งทักษะการพูดในที่สาธารณะหรือการเจรจาต่อรอง นอกจากนี้ยังสามารถเกี่ยวข้องกับช่องทางการสื่อสารเฉพาะเช่นการเขียนอีเมลและรายงานที่มีประสิทธิภาพหรือวิธีจัดการประชุมที่มีประสิทธิผล

หากกลุ่มงานมีการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพซึ่งใช้เวลานานเกินไปและไม่สามารถทำงานให้สำเร็จได้การเรียนรู้วิธีเรียกใช้และมีส่วนร่วมในการประชุมที่ประสบความสำเร็จจะช่วยให้ทีมสามารถสื่อสารกันได้ดีขึ้นและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบส่วนบุคคล

ในกลุ่มพลวัตบทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมแต่ละคนอาจนำไปสู่ปัญหาการสื่อสาร สมาชิกแต่ละคนในกลุ่มควรมีความเข้าใจอย่างชัดเจนว่างานหลักของพวกเขาคืออะไรในการตั้งกลุ่มและสิ่งที่พวกเขารับผิดชอบในการทำให้สำเร็จ พวกเขาควรรู้ว่าสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาในแง่ของผลลัพธ์และพฤติกรรม ซึ่งรวมถึงงานประจำวันเป้าหมายที่ครอบคลุมและสอดคล้องกับเป้าหมายของ บริษัท นอกจากนี้การรู้บทบาทของพวกเขายังช่วยให้พนักงานเข้าใจลำดับชั้นของกลุ่มอีกด้วย

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับหัวหน้ากลุ่มหรือผู้จัดการที่จะต้องแน่ใจว่าทุกคนตระหนักถึงบทบาทและความรับผิดชอบของตนและสิ่งเหล่านี้เสริมซึ่งกันและกัน หากลำดับความสำคัญของสมาชิกแต่ละคนไม่สอดคล้องกันอาจทำให้เกิดความขัดแย้งและความเข้าใจผิดได้

เน้นความสำคัญของการทำงานเป็นทีม

นายจ้างจะต้องมุ่งเน้นการสร้างความมั่นใจพนักงานของพวกเขามีความตระหนักว่าพวกเขากำลังทำงานเกี่ยวกับงานด้วยกันความสำเร็จของพนักงานแต่ละคนไม่ได้อยู่เหนือความสำเร็จของทีม เมื่อพนักงานเข้าใจคำสั่งทางธุรกิจของการทำงานร่วมกันพวกเขาจะมีแรงจูงใจที่จะช่วยให้สมาชิกกลุ่มอื่น ๆ ประสบความสำเร็จ พวกเขาสามารถทำได้โดยการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในระหว่างการทำงานร่วมกันเป็นทีมการเจรจาต่อรองและการแก้ไขความขัดแย้ง

ในการสื่อสารกันได้ดีธุรกิจต่างๆจำเป็นต้องให้โอกาสพนักงานในการทำความรู้จักกันให้ดีขึ้น โดยการสร้างโครงสร้างพื้นฐานที่พนักงานสามารถแชทกับคนที่อยู่นอกการตั้งค่างานหลักของพวกเขาอีกที่พวกเขาให้พนักงานที่จะเข้าใจกันในระดับบุคคล การมีห้องอาหารกลางวันที่พนักงานสามารถมารวมตัวกันเพื่อรับประทานอาหารร่วมกันหรือจัดโต๊ะฟุตบอลในโถงทางเดินเปิดโอกาสให้พนักงานได้พูดคุยอย่างเป็นกันเอง

นำโดยตัวอย่าง

หากธุรกิจต้องการให้พนักงานสื่อสารร่วมกันในกลุ่มได้ดีผู้จัดการต้องเป็นผู้นำโดยตัวอย่าง พนักงานต้องการเห็นผู้จัดการของพวกเขาทำตามความคาดหวังเดียวกับที่พวกเขาได้รับคำสั่งให้ปฏิบัติตาม ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการให้พนักงานของคุณประนีประนอมกับมุมมองแบบแบ่งขั้วในกลุ่มคุณก็ต้องทำได้เช่นเดียวกัน

เป็นเจ้าของความผิดพลาด

เมื่อทำงานในกลุ่มความผิดพลาดจะเกิดขึ้น สิ่งสำคัญคือพนักงานต้องรู้ว่าความผิดพลาดเพียงครั้งเดียวไม่ได้หมายความว่าพวกเขาล้มเหลวโดยสิ้นเชิง พนักงานอาจรู้สึกอับอายละอายใจหรือท้อแท้จากความผิดพลาดและอาจไม่สามารถสื่อสารกับคนอื่น ๆ ในกลุ่มเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาทำ อย่างไรก็ตามหากวัฒนธรรมของสถานที่ทำงานสนับสนุนการเป็นเจ้าของความผิดพลาดพนักงานจะสามารถอธิบายสถานการณ์ให้กลุ่มของพวกเขาฟังแล้วร่วมมือกันหาแนวทางแก้ไข